秦皇岛中青旅各部门，接待组团社询价时，原则上由各区域经理负责协调本部门事务，如果遇到该区域负责人不在，则请其他业务部门负责协调，对于组团社所报行程所需车费、住宿费，则各业务部门人员询问计调部门以方便将房价、车价报的准确。
1、业务部（主要负责业务招徕与组团社及其他组织进行业务沟通，报价、回放，计调部门负责各种采购的协调）
2、待团队确认后，发确认件。将确认件转送计调部，计调部对所报行程、客房要求、用餐要求、车辆要求等进行初步审核，按要求进行安排接待预订工作。盖初审审核印章。
3、初审合格后，将确认件转送质检部进行终审，审查组团社印章是否清晰，印章是否为组团社公章或者合同章。如不符合要求，请组团社重发印章清晰的传真件。传真确认合格后，盖公司清晰合同章确认回传。并将按照公司的要求对团队进行编号，编号的方式为qhdcyts2008--01--08--001。
4、确认后，业务人员将传真件收回，按照传真件要求，计调部预订的接待情况，填写接团计划书的具体业务负责人、团队编号、对方旅行社名称、客源地、接团时间、返程时间、接团地点、全陪姓名、联系电话、接团车次、游览行程等，通过网络传送计调部。并在备注处填写团队接待标准（餐标、住宿标准详情）
5、计调部接到计划书后，计调部根据备注处团队接待的标准，安排客房，用餐地点，车辆安排，并填写所住宾馆名称、餐厅名称。然后将接团计划书传回业务负责人，业务负责人审核无遗漏项目后打印。将计划书与确认件原件送至质检部存档。安排完导游后将计划书交与导游员。
6、导游人员接到计划书后，根据计划书、确认件中所列到质检部财务处领取所需单据，并对单据进行确认核实。无误后，到业务负责人处，询问业务负责人对上团前的具体交代。
7、业务负责人对团队进行全程跟踪。使团队发生的问题得到及时的处理，同时需要其他部门协调处理的，各部门要积极配合争取快速的团队问题处理掉。
8、导游带团后，回该团负责的业务经理处报账，填写导游报账单，将团队计划书交到业务经理处，共同填写业务报告单，并有导游签字确认。然后业务负责人将业务报告单转送计调部对房价、餐、车等价格进行核实后转质检部存档。
9、质检部对该团所领取的各项单据，现金进行核查无误后，分别存档（汇款的团队与现结团队的业务报告单分别存放）。并及时督促业务负责人追款。